AI-implementatie: van “we moeten iets met AI” naar iets dat draait

“We moeten iets met AI.” Die zin hoor ik van vrijwel elke directeur die ik spreek. De vraag erachter is lastiger: wat dan, en waar begin je? Ik ben Marc Herdes, ondernemer sinds 1999. Ik krijg AI werkend in bedrijven — eerst in mijn eigen vijf, daarna bij anderen. Dit zijn de antwoorden die ik aan de keukentafel ook geef.

Wat is AI-implementatie eigenlijk?

AI-implementatie is het werkend krijgen van kunstmatige intelligentie in je dagelijkse bedrijfsvoering. Niet een losse chatbot ernaast, maar AI die in je bestaande software zit: aanvragen die zichzelf opvolgen, offertes die zichzelf doorrekenen. Het verschil met “iets met AI proberen” is dat er na afloop iets draait dat werk uit handen neemt.

De meeste bedrijven die “iets met AI doen” hebben een abonnement op een chatprogramma en een paar medewerkers die er weleens een mail mee opstellen. Dat is gereedschap, geen implementatie. Implementatie begint waar AI aan je eigen systemen hangt en een taak van begin tot eind afmaakt, zonder dat iemand ertussen zit te knippen en plakken.

Waar begin je als je nog niets met AI doet?

Niet bij de techniek, maar bij je ergernis. Pak het proces waar je mensen het meeste tijd verliezen aan werk dat geen denkwerk is: overtypen, opzoeken, opvolgen. Dat ene proces maak je eerst werkend met AI. Pas als het draait en aantoonbaar tijd oplevert, kijk je naar het volgende.

Veel bedrijven beginnen andersom: eerst een werkgroep, dan een visie, dan een lijst met twintig ideeën. Tegen de tijd dat er gekozen is, is de energie op. Kies dus één proces, en leg het langs een simpele lat: het komt elke week terug, het irriteert, en je kunt straks zien of het scheelt. Meer heb je niet nodig om te starten.

Welke processen zijn geschikt voor AI, en welke niet?

Geschikt is werk dat vaak terugkomt, volgens herkenbare regels verloopt en waarvan je achteraf kunt controleren of het klopt: aanvragen verwerken, offertes opvolgen, gegevens overzetten. Ongeschikt is werk dat zelden voorkomt, waar één fout direct geld of vertrouwen kost, of waar het oordeel van een mens de kern is.

Twijfel je over een proces, stel dan deze vraag: zou je het met een goede instructie aan een slimme stagiair durven geven? Dan kan AI het meestal ook. Zou je het zelfs je beste medewerker niet zonder controle laten doen? Behandel AI dan net zo streng. Over de gevallen waar je beter helemaal niet aan kunt beginnen, schreef ik een aparte pagina: wanneer AI geen zin heeft.

Werkt AI samen met de software die we al hebben?

Ja, en dat is precies waar implementatie om draait. Vrijwel elk pakket dat je nu gebruikt heeft een koppeling of API waarmee AI erin kan lezen en schrijven: je boekhouding, je planning, je mail. AI die los naast je software staat, levert juist extra werk op, want dan wordt overtypen het nieuwe knelpunt.

Een API is niets meer dan een afgesproken manier waarop het ene programma het andere iets mag vragen of doorgeven. Exact Online heeft er een, SnelStart ook, AFAS ook. Voor mijn eigen bedrijven bouwde ik zo een klantkaart waarin aanvragen van meerdere websites binnenkomen, met hun herkomst erbij — niemand hoeft nog iets over te zetten. Hoe je twee systemen met elkaar laat praten, staat op koppelingen en API’s.

Hoe lang duurt het voordat er iets draait?

Dat hangt af van het proces dat je kiest en van hoe je systemen ervoor staan. Wat wél altijd geldt: er hoort snel iets zichtbaar te draaien. Een AI-traject dat maanden documenten oplevert maar niets werkends, is geen implementatie maar een adviesrapport. Klein beginnen, werkend maken, daarna pas uitbreiden.

Wie je vooraf een exacte einddatum belooft, verzint die. Wat de doorlooptijd echt bepaalt: hoe snel er toegang is tot je systemen, hoe je gegevens erbij staan, en of er iemand in je bedrijf is die vragen kan beantwoorden zonder dat daar eerst drie weken agenda-overleg voor nodig is. Aan die drie dingen kun je zelf het meeste doen.

Wat kost AI-implementatie?

Een eerlijk antwoord: de bouwuren zijn zelden de grootste kostenpost. Dat is jouw eigen tijd — iemand in je bedrijf moet uitleggen hoe het werk nu loopt en de eerste weken meekijken of de uitkomst klopt. De vraag is dus niet wat AI kost, maar of dit proces het waard is. Soms is het antwoord nee.

De afweging vooraf is een simpele som: hoeveel uur per week zit er nu in dit werk, wie doet het, en wat gaat die persoon doen met de uren die vrijkomen? Levert die som niets op, dan hoort het antwoord nee te zijn, hoe leuk het bouwen ook is. Ik maak die som voordat er iets gebouwd wordt, en ik zeg het als de uitkomst tegenvalt.

Waarom mislukken de meeste AI-projecten?

Onderzoek van MIT uit 2025 keek naar ruim driehonderd AI-initiatieven bij bedrijven; ongeveer vijf procent leverde meetbaar iets op. Het strandt zelden op de techniek en bijna altijd op de invoering: gebouwd vanuit de tool in plaats van het proces, niet gekoppeld aan de bestaande systemen, niemand die het op de werkvloer werkend maakt.

Dat laatste is precies waarom ik mezelf forward deployed engineer noem: iemand die niet alleen bouwt, maar erbij blijft tot het op de werkvloer draait. En het is waarom ik alles eerst in mijn eigen vijf bedrijven test — netwerken, camerabeveiliging, vastgoed, leadopvolging en AI. Wat daar de dagelijkse last niet aankan, komt bij een klant nooit op tafel. Eerst zelf de last dragen, dan pas verkopen. Meer daarover bij wie ik ben en hoe ik werk.

Wat levert AI-implementatie op?

Tijd, in de eerste plaats: werk dat nu blijft liggen wordt gedaan, en werk dat uren kostte gebeurt op de achtergrond. Daarnaast rust, want aanvragen worden opgevolgd, ook als iedereen op klus staat. Wat het in euro’s oplevert verschilt per proces; dat reken je vooraf uit, niet achteraf.

Een paar dingen die in mijn eigen bedrijven draaien: een plattegrond waarop je je pand intekent en die zelf uitrekent hoeveel wifi-zenders er nodig zijn; een configurator die maatwerk per regel doorrekent tot er een offerte uitrolt; en een ploeg AI-agents die tegelijk uitzoekt, bouwt en nakijkt. Wat een AI-agent is en wanneer hij werkt, lees je op een eigen pagina — want een agent is geen toverwoord, het is gereedschap met een duidelijke grens.

Waar loop jij nu tegenaan?

Vertel in twee zinnen wat er in jouw bedrijf misgaat of blijft liggen. Je krijgt een eerlijk antwoord: of dit iets is dat ik werkend kan maken, of dat het bij iemand anders thuishoort. Mail naar marc@herdes.nl, of bel 036 52 98 447. Ik werk vanuit Almere.