De rekenmachine is het makkelijkste deel

Wat is er dan moeilijk aan?

Niet het rekenen. De rekenregels van een offerte passen bijna altijd op één A4, en zodra ze op papier staan is het bouwen ervan een middag werk. Het moeilijke zit ervoor: uitzoeken welke vragen je een klant stelt en in welke volgorde, zonder dat hij afhaakt.

Want elke vraag die u stelt, kost u mensen. Iemand die zes schermen moet doorklikken voordat er iets zinnigs gebeurt, is halverwege weg. En iemand die een vraag krijgt die hij niet kan beantwoorden — welk vermogen, welk type, welke aansluiting — is meteen weg, want hij denkt dat het niet voor hem bedoeld is.

Dus is de kunst: zo min mogelijk vragen, in een volgorde die klopt met hoe iemand erover denkt. En dat weet u alleen als u dat vak kent.

De volgorde is het ontwerp

Kijk naar de aircoconfigurator die we bouwden. Vijf stappen: in hoeveel ruimtes, wat voor ruimte, de prijs, verfijnen, en de datum. De prijs staat op plek drie. Niet op plek vijf, en niet achter een formulier.

Dat is geen esthetische keuze. Iemand die nog niet weet wat het kost, weet ook nog niet of hij u wil spreken. Vraag je zijn gegevens vóór de prijs, dan vult hij iets in om er langs te komen — en dan heeft u een lijst met adressen waarvan de helft nergens heen gaat.

En kijk naar wat er in die eerste twee stappen níet gevraagd wordt. Geen merk, geen vermogen, geen type binnendeel. Dat zijn precies de vragen waar een installateur mee begint en waar een klant op vastloopt. Ze komen later wel, als hij al weet waar hij aan toe is.

Hoe die configurator technisch in elkaar zit staat bij Cloudzicht, waar hij gebouwd is. Daar staat ook waarom de prijs kan kloppen zonder dat er iemand meekijkt. En er staan er inmiddels negen, voor negen vakken, die u zelf kunt uitproberen — vloer, schilderwerk, stucwerk, airco, zonnepanelen, thuisaccu, isolatie, warmtepomp en laadpaal. Vul uw eigen maten in en kijk wat de prijs doet.

Hoe weet je welke vraag je niet moet stellen?

Door genoeg van die gesprekken gevoerd te hebben. Een vraag die voor u vanzelfsprekend is, is voor een klant vaak het moment waarop hij denkt: dit weet ik niet, ik bel wel iemand. Dat verschil hoor je aan de telefoon, niet in een vergadering over de functionele eisen.

Dat is ook waarom ik zelden begin met een lijst van velden. Ik begin met de vraag welke drie dingen een klant altijd als eerste wil weten, en welke drie dingen u altijd moet navragen omdat mensen ze vergeten. Daartussen zit de configurator.

De rest — wat het rekent, hoe de opslag werkt, of er btw bij moet — is uitvoering. Belangrijk, maar niet het punt waarop het misgaat.

Waarom wij dat kunnen

Omdat we in die markten zitten in plaats van ze te onderzoeken. Ik heb zelf een installatiebedrijf, ik heb software voor installatiebedrijven gebouwd, en ik heb genoeg offertegesprekken meegemaakt om te weten waar iemand afhaakt. Dat is geen research, dat is meegemaakt.

Een bureau dat een configurator bouwt voor een vak dat het niet kent, bouwt netjes wat er gevraagd wordt. Dat is precies het probleem: de klant vraagt om de velden die hij zelf gewend is, en dat zijn de velden waar zijn kopers op vastlopen. Iemand moet die vraag durven omdraaien.

Waar dat toe leidt staat verspreid over de projecten: een aircoconfigurator die in vijf stappen doorrekent, een maatwerkdesk voor een keukenbedrijf, en een app die uit open gegevens iets bruikbaars maakt. Verschillende vakken, dezelfde vraag vooraf.

Wanneer ik er geen zou bouwen

Als uw prijs niet in regels te vangen is. Kunt u zelf niet opschrijven hoe u aan een bedrag komt, dan gaat een configurator dat ook niet doen — die maakt uw twijfel alleen sneller en zichtbaarder. Eerst de rekenregels, dan pas het scherm.

Ook niet als u er maar een paar per maand maakt. Dan is de winst een paar uur en de kosten een systeem dat onderhouden moet worden. Dat kan uit bij tientallen offertes, niet bij vijf.

En niet als u eigenlijk wilt dat mensen béllen. Sommige verkoop hoort aan de telefoon te beginnen, en dan is een prijs op het scherm precies het verkeerde. Dat is geen technisch oordeel maar een keuze over hoe u wilt verkopen.

Wat u zelf kunt doen voordat u iemand belt

Schrijf de laatste vijf offertes uit als rekensom. Niet het bedrag — de wég ernaartoe. Welke gegevens had u nodig, in welke volgorde kwamen ze binnen, en welk stuk moest u navragen. Als dat op één A4 past, is een configurator waarschijnlijk uitvoerbaar.

Past het niet op één A4, dan is dat op zichzelf de uitkomst: uw offerteproces is nog geen proces maar een gewoonte. Daar staat een aparte pagina over, en die begint niet met software.

Wilt u weten wat het handmatige werk u nu kost voordat u iets bouwt, dan staat daar een rekenmachine voor die er ook bij zegt wanneer het niet uitkan.